אהבתם אולם או גן אירועים במרכז או בשרון?, הגעתם לערב טעימות שהיה מוצלח במיוחד?, ישבתם על רשימת המוזמנים ויש לכם מספר מוזמנים בראש, ועכשיו הגעתם לשלב חתימת החוזה מול מקום האירוע?
הנה כמה דברים לחשוב עליהם ולברר מול גן האירועים, לפני שאתם עושים בחירה סופית.
1. האם יש הגבלת זמן לאירוע – למרות שברוב האולמות וגני האירועים במרכז ובשרון שעת הסיום של האירוע היא די סטנדרטית ועומדת בדרך כלל על השעה 01:00. חשוב מאוד לשאול לגבי שעת סיום האירוע, אם אתם חושבים שהאירוע שלכם ימשיך עד "אור הבוקר" נסו לשכנע את בעל מתחם האירועים לתת לכם עוד שעה או שעתיים עד02:00 או 03:00. חלק מגני האירועים ילכו לקראתכם וחלק יבקשו תשלום נוסף על כל שעה נוספת. בררו מה העלות לכל שעה נוספת, אבל זכרו שרב האירועים בישראל מסתיימים עד השעה 02:00, אז יתכן שההוצאה על אירוע ארוך יותר הינה מיותרת.
2. מקדמות – תשאלו מה תנאי התשלום על האירוע. מה שנהוג בתחום האירועים, זה מקדמה ביום חתימת החוזה, תשלום נוסף כחודש לפני האירוע וצ'ק בטחון ליום האירוע. בררו מה גובה כל אחד מהתשלומים לגן האירועים שבחרתם, ונסו להגיע לעמק השווה עם מה שנוח לכם ומה שמתאים למנהלי האירוע בגן האירועים במרכז.
3. התחייבות על כמות מוזמנים – רב האולמות דורשים התחייבות על מספר מוזמנים מינימלית ובדרך כלל לא ניתנת אפשרות להוריד את מספר המנות לאחר חתימת החוזה, אלא רק לעלות את מספר המנות. זכרו שככל שאתם מתחייבים לכמות אורחים גבוהה יותר, עלות המנה יכול לרדת. אך חשוב גם לשאול את מנהלי גן האירועים, עד מתי ניתן להעלות את כמות האורחים לאירוע. נסו ללכת על ימים בודדים לפני האירוע, במיוחד עם אתם מתכננים לברר לגבי הגעה של כל אורח ואורח.
4. מהו העיצוב הסטנדרטי שגן האירועים מספק לכם? והאם המקום מאפשר הכנסת ספקים חיצוניים או שאתם מחויבים לעבוד רק עם ספקי הבית?. כיום מעט מאוד מקומות האירועים לא מאפשרים לעבוד עם מעצבת אירועים חיצונית, אך בכל זאת כדאי לברר זאת מראש. אם מאוד אהבתם את גן האירועים, אבל אתם מעוניינים באוכל טבעוני בלבד אותו המקום לא יכול לספק, בררו האם יש תאריכים פנויים בהם גן האירועים יסכים להביא קייטרינג חיצוני.
5. משקאות אלכוהוליים ומשקאות קלים – לגבי משקאות קלים מומלץ לשאול על צורת ההגשה, כיום רב האולמות וגני האירועים עובדים עם בקבוקים אישיים, אשר מוגשים לשולחן. אך מומלץ לברר אילו משקאות חוץ מסודה ומים ימתינו לאורחים על השולחן. אל תשכחו לשאול האם יינות כלולים בחבילה? ותשאלו עם איזה יקב המקום עובד, וכמה בקבוקי יין מגיעים לכל שולחן. אם אתם מעוניינים גם ביין לבן וגם ביין אדום, ציינו את זה בחתימת החוזה.
6. כמות מלצרים ואחראים באירוע – חשוב לבדוק האם המקום נותן לכם מלצר לכל שולחן או לכל 2 שולחנות. אם מדובר באירוע עם אורחים רבים, מומלץ ללכת אפילו על 2 מנהלי אירועים ולא מנהל אחד.
7. לדאוג שהכל יהיה רשום בחוזה – אם בעל המקום נתן לכם עמדה נוספת בקבלת פנים או פינק איתכם בעיצוב מרכז שולחן מיוחד, דאגו שכל זה יהיה רשום בחוזה לכם, על מנת למנוע אי נעימות ביום החתונה.
וטיפ אחרון, כמו בכל חוזה, קראו את חוזה החתונה שלכם היטב, כולל האותיות הקטנות.
בהצלחה!
