אם אתם מתכננים אירוע עסקי גדול אתם בוודאי יודעים שיש לתכנון כמה שלבים ברורים, הכוללים הגדרת מטרות האירוע, קביעת תקציב, בחירת מקום, קביעת תאריך ושעה ותכנון התוכנית של האירוע כולל בחירת קייטרינג.
במאמר זה נתמקד בעיקר בבחירת מקום לאירוע, אבל לא נוכל לעבור לשלב זה מבלי להזכיר את הגדרת מטרות האירוע ותקציב.
הגדרת מטרות:
אירוע עסקי יכול לכלול שלל מטרות, החל מהשקת מוצר חדש אליו יוזמנו לקוחות פוטנציאליים או שותפים עסקיים ועד גיבוש צוות או יום כיף לכל עובדי החברה ובני זוגם.
שאלה נוספת שמארגני האירוע צריכים לשאול את עצמם, היא איך נמדדת הצלחת האירוע (מספר משתתפים, כמות לידים, שביעות רצון המשתתפים). ידע זה יעזור מאוד ולהפיק לקחים לאירועים הבאים..
קביעת תקציב:
דאגו להגדיר תקציב ריאלי לאירוע, תוך התחשבות בכל ההוצאות הצפויות. הכוללות: השכרת המקום, עיצוב, ציוד טכני, קייטרינג,.עלות חברת הפקה אם אתם לא עושים את ההפקה בעצמכם, שיווק ופרסום האירוע במידת הצורך, הוצאות נוספות (תחבורה, ביטוח, הוצאות בלתי צפויות).
בחירת מקום האירוע:
בחירת המקום הנכון לאירוע עסקי היא אחד האלמנטים החשובים ביותר בהפקת אירוע עסקי מוצלח. היא משפיעה על הנוחות של המשתתפים, על הצלחת ההפקה הטכנית ועל התדמית של החברה.
חשוב מאוד להגיע למקום ובחון את גודלו ואת הציוד הטכני שמציע המקום, על מנת לוודא כי הוא מתאים לצרכיכם.
גודל המקום הוא שיקול ראשוני וחיוני. התלוי במטרות האירוע ובגודל קהל היעד של האירוע. המקום צריך להיות גדול מספיק כדי להכיל את כל המשתתפים בנוחות, אך לא גדול מדי שייצור תחושה של ריקנות. יש לקחת בחשבון את סוג האירוע ואת הפעילויות המתוכננות. אירוע קוקטייל ידרש יותר מקום להסתובבות מאשר הרצאה פורמלית. – רצוי לבחור מקום מודולארי שיודע להתאים את גודל המקום לפי כמות הקהל (כמו אצלנו בגן הפקאן).
המיקום הגיאוגרפי וחנייה. המקום צריך להיות נגיש וקל להגיע אליו, הן עבור המשתתפים והן עבור הספקים (רצוי כניסה נפרדת לספקים). חניה מספקת, תחבורה ציבורית קרובה ומיקום מרכזי מקלים על ההגעה ומפחיתים את הסיכון לאיחורים.
האווירה והעיצוב של המקום צריכים להתאים לאופי האירוע ולמותג של החברה. אירוע פורמלי יתקיים במקום אלגנטי ומתוחכם, בעוד שאירוע גיבוש צוות יכול להתקיים בגן אירועים מקורה ובלתי פורמלי. העיצוב הפנימי של המקום יכול להשפיע על מצב הרוח של המשתתפים ולשדר את המסר הרצוי.
הציוד הטכני הזמין במקום הוא גורם מכריע, במיוחד באירועים שבהם יש צורך בהצגת מצגות, שידור וידאו או הקלטה. יש לוודא שהמקום מצויד במערכת הגברה איכותית, מסכים גדולים, אינטרנט אלחוטי יציב וציוד תאורה מתאים. כמו כן, יש לבדוק את האפשרות להוסיף ציוד נוסף לפי הצורך. בדקו אם עלות הציוד הטכני כלולה במחיר המקום והאם יש צוות ביכול להפעיל את הציוד ביום האירוע.
הגמישות של המקום היא גורם חשוב נוסף. האם המקום פנוי בתאריך האירוע? האם ניתן להתאים את המקום לצרכים ספציפיים של האירוע? האם ניתן לשנות את סידור השולחנות והכסאות, להוסיף תאורה וקישוטים? האם ניתן להביא ספקים חיצוניים? גמישות מאפשרת להתאים את המקום לאופי האירוע ולצרכי המארגנים.
השירותים הנוספים שמציע המקום יכולים להקל על התכנון וההפקה של האירוע. שירותי קייטרינג, צוות טכני, שירותי אבטחה, שירותי עיצוב ואנשי קשר זמינים יכולים לחסוך זמן ומאמץ.
המחיר – לא סתם הזכרנו את שלב התקציב. ללא תקציב ברור יהיה מאוד קשה לבחור מקום לאירוע עסקי. יש להשוות בין מחירי המקומות השונים ולבחור את האפשרות המתאימה ביותר לתקציב. חשוב לזכור כי המחיר אינו הגורם היחיד שיש לשקול, אלא יש לשקלל את כל הגורמים יחד.
לסיכום, בחירת המקום הנכון היא השקעה חשובה שתשפיע על הצלחת האירוע כולו. על ידי שקלול כל הגורמים הללו, תוכלו לבחור מקום מתאים לאופי האירוע, ייצור חוויה חיובית למשתתפים ויעזור לכם להשיג את המטרות שלכם.
אנחנו מקווים שעזרנו לכם לשים אבן פינה בתהליך פיתוח האירוע העסקי שלכם. מקווים לראות אתכם באירוע שלכם בגן הפקאן.
